Trabalho remoto: dicas para melhorar sua rotina no home office

Tecnologia 09/05/2022
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O recente período de pandemia intensificou a demanda por trabalho remoto. Por falta de opções, empresas tiveram que fechar as portas e dispensar funcionários, muitos destes começaram a trabalhar de suas casas, grande parte com estruturas improvisadas. 

Agora, com as atividades retomando seu ritmo, muitas empresas perceberam que a realidade do teletrabalho podia ser uma vantagem. Possibilitando menos gastos, contatos em diferentes localidades, maior conforto para os funcionários que não precisam se deslocar diariamente ao trabalho.

Algumas instituições chegaram até a adotar regime híbrido. Aquele em que o funcionário trabalha alguns dias de casa e vai para empresa apenas em algumas ocasiões. 

Entretanto, embora os benefícios sejam muitos, se não houver organização, disciplina, boa estrutura e até mesmo materiais que auxiliem a rotina, a realidade pode ser outra e o trabalho pode ser muito estressante. Para evitar que isso aconteça, vamos te dar algumas dicas de como se organizar melhor para o trabalho remoto, estratégias para uma comunicação efetiva com a equipe e como driblar os desafios. Vamos lá?

Quais os principais desafios do trabalho remoto?

  • Tecnologia e aparelhos digitais

As empresas são pensadas inteiramente para a rotina dos profissionais. Cadeiras, mesas, computadores, climatização, organização do local, limpeza, internet adequada para a quantidade que vai ser consumida, técnicos disponíveis para eventualidades, entre outros pontos. 

Enquanto isso, as residências não possuem a mesma estrutura pensada para a demanda de trabalho. Muitas pessoas, ao adotar o home office, começaram a trabalhar da mesa da cozinha, com uma cadeira utilizada para as refeições, contando com sua internet residencial que provavelmente não entregava o suficiente. 

Além disso, nem todos os funcionários possuem as mesmas condições financeiras, logo, podem ser encontradas diversas realidades. 

Para solucionar isso, a empresa deve dar todo o aparato necessário para seus colaboradores. Se a ideia de manter o trabalho remoto é diminuir custos, esses valores não podem recair sobre os profissionais da empresa. 

Sendo assim, as empresas devem fornecer os materiais necessários para a rotina de trabalho, desde computadores, até mesmo cadeira e auxílio para manutenção dos gastos mensais, como conta de internet e energia, que aumentam com a estadia do funcionário em casa. 

  • Demanda excessiva de trabalho

Outra grande dificuldade no home office é o aumento da carga de trabalho. Alguns gestores acabam sobrecarregando seus funcionários, ao entenderem que, por estarem em casa, estão com muita disponibilidade para realizar suas atividades.

Muitas mensagens de texto em aplicativos, e-mails, videochamadas, tudo isso deve ser controlado e exclusivo ao horário comercial. 

Uma pesquisa encomendada pela Microsoft, feita com 6 mil pessoas ao redor do mundo, em 8 países, incluindo o Brasil, apontou que 44% dos respondentes brasileiros sentiram maior exaustão em relação ao trabalho, no período de pandemia. 

Para evitar aumento desses casos e que essa seja a realidade dos seus colaboradores, é preciso que as demandas de trabalho sejam organizadas, bem divididas, dentro do horário adequado de trabalho e sem cargas excedentes, mesmo as que pagam horas extras. 

Para os profissionais, vale dedicar um tempo para organizar o espaço, manter a limpeza em dia, definir as prioridades do dia e entender suas limitações, essa dinâmica facilita a rotina de trabalho. 

  • Ruídos na comunicação entre as equipes 

Outro gargalo encontrado na transição para o trabalho remoto são os ruídos na comunicação e a falta de alinhamento entre as equipes e gestores. 

No dia a dia dos escritórios era comum encontros rápidos que poderiam resolver uma pendência ou até mesmo uma troca rápida pelos corredores que agilizasse algum processo. Essa era a dinâmica comum a qual todos se acostumaram.

Mas a mudança de ambientação para o digital não precisa gerar um problema de comunicação. Existem ferramentas que podem agilizar a troca de informações, além de ainda ser possível usar canais onde as demandas fiquem visíveis para todos, assim é possível acompanhar o processo e avanço de cada um. 

  • Interrupções durante o trabalho

Existem situações diversas que podem interromper o horário de trabalho quando realizado de maneira remota. Algumas são interrupções que fogem do controle do funcionário – e até mesmo poderiam acontecer na empresa – como queda de energia ou de internet, reparos da casa ou no prédio que atrapalhem a conexão ou até mesmo gere ruídos em alguma reunião, entre outros. 

Além disso, também existem as interrupções da vida pessoal, que acabam acontecendo de maneira muito mais próximas quando se está em casa. Contato com parentes, para quem não mora sozinho, mensagens pessoais, telefonemas, a resolução de algum problema imediato, etc. 

O que precisa existir, de modo fundamental nessa relação, é a confiança entre colaborador e líder. A organização das tarefas e o uso de uma ferramenta em que seja possível acompanhar a evolução de cada atividade também auxilia nessa relação. Assim, funcionários e gestores vão estar cientes de que as demandas estão sendo conduzidas corretamente.

Priorizar a confiança também vai dar aos funcionários maior tranquilidade em exercer sua função. Quando os chefes adotam posturas excessivamente controladoras, a equipe acaba se sentindo pressionada, ao invés de motivada.

  • Custos pessoais e profissionais em casa

Quando os funcionários começaram a trabalhar de suas casas, ainda não haviam regras, determinações, acordos ou algo do tipo.

Algumas empresas já adotaram o sistema de auxílio às contas e ofereciam benefícios em relação às contas residenciais, como energia e pacote de internet. Outras ainda demoraram um tempo para iniciar esse processo ou sequer começaram a rever seus benefícios. 

Entretanto, é fundamental entender que a realidade é outra e, como mencionado um pouco acima, as empresas reduziram seus gastos fechando ou diminuindo os custos de manutenção dos escritórios, mas a conta não pode recair sobre os funcionários. 

É preciso rever o pacote de benefícios tanto dos empregados atuais, quanto das novas contratações. Se os empregados não estão indo ao escritório, por exemplo, é possível redirecionar esse valor para auxiliar nas contas. Já o vale alimentação pode substituir o vale refeição, já que os gastos com alimentação em casa também vão aumentar. 

 

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Dicas para montar o home office ideal 

Como pudemos ver, trabalhar de casa tem seus benefícios, mas também algumas dificuldades. Por isso, vamos te dar algumas dicas para driblar essas dificuldades e montar o seu home office ideal, assim você vai conseguir manter uma excelente rotina de trabalho remoto e alavancar os seus resultados. 

  • Defina um local de trabalho

Mesmo que a sua casa não tenha um local separado que você possa fazer de escritório, tente reservar um espaço onde você vai estar cotidianamente. 

Seja na sala, no seu quarto ou em algum outro espaço da casa, tente reservar esse espaço exclusivamente para o seu trabalho ou pelo menos para a área em que vai ficar o computador e seu material de trabalho. Se possível, num ambiente reservado e silencioso.

Evite que as suas ferramentas de trabalho tomem conta de toda sua casa e setorize ao máximo possível, para na hora do lazer e descanso isso tudo não estar à sua vista. Pode parecer um pequeno detalhe, mas isso vai ajudar no seu descanso. 

Se puder, personalize o ambiente. Deixe ele com a cara que você gostaria que a sua mesa de trabalho tivesse. Com itens que você gosta – desde que não atrapalhem suas atividades. Esses recursos ajudam na ambientação. 

  • Estabeleça sua jornada de trabalho e minimize as distrações

Quando estamos em casa, principalmente se não moramos sozinhos, é comum que as pessoas procurem, conversem, peçam ajuda. E estar em casa tem entre os benefícios estar realmente mais disponível. Mas isso não pode virar um hábito e nem atrapalhar as suas demandas.

Estabeleça o seu horário de trabalho e informe às pessoas que convivem com você. Se você produz melhor em horários alternados e sua empresa é flexível com isso, não tem problema. Apenas defina os momentos que vão ser dedicados exclusivamente para o trabalho e evite distrações. 

Uma dica válida para esse momento é separar momentos de foco. Defina uma atividade ou um período determinado e se mantenha focado até o final. Depois, você pode relaxar um pouco, aproveitar para esticar o corpo, tomar um café e depois retomar novamente para o próximo período. 

  • Movimente-se

Aproveitando o final da dica anterior, é importante destacar a necessidade de se movimentar. 

Estudos apontaram que problemas de coluna aumentaram durante a pandemia, em decorrência principalmente do trabalho remoto. 

Quando trabalhamos no escritório, acabamos tendo rotinas de movimentação de modo natural. Levantar, ir até o trabalho, ir tomar um café, ir a uma reunião, a mesa de um colega, etc. No home office isso muda um pouco e pode acontecer de se passar horas imóvel à frente do computador.

Por isso, lembre-se de se movimentar. Levante, caminhe um pouco, estique seu corpo, alongue e você vai voltar renovado.

  • Comunique-se com sua equipe 

Uma armadilha do trabalho remoto é o isolamento. Cada um no seu lugar, desempenhando suas funções e sem comunicação. Para evitar isso, se comunique. Isso pode ser feito através de reuniões virtuais, ou mesmo por troca de mensagens de texto. O importante é sempre manter o contato próximo com sua equipe.

Para os gestores, incentive a comunicação dos seus colaboradores, sem pressão ou obrigações, mas de modo que todos se sintam confortáveis para dividir seus processos, pedir ajuda ou dividir alguma informação do dia.

Algumas reuniões periódicas de alinhamento podem ajudar. Reúna sua equipe, troque as informações e demandas semanais, por exemplo. 

Para os colaboradores, deixe seus gestores cientes dos processos, informe se existe alguma dificuldade e quando solucionar gargalos. Essa comunicação não vai melhorar só a relação, vai permitir também que todos estejam cientes do que está acontecendo na empresa. 

  • Aproveite as ferramentas disponíveis

Existem inúmeras ferramentas que podem auxiliar no seu home office, desde as de organização, sendo o Trello um dos mais utilizados para o acompanhamento de demandas, até ferramentas de comunicação, como Zoom e Skype.

Existem também as que vão te auxiliar no armazenamento de dados, como Google Drive, OneDrive ou Dropbox.

Todos esses estão disponíveis em versão gratuita ou paga e vão ajudar na organização e no desenvolvimento das atividades do seu dia a dia.

Agora que você já tem todas essas informações, coloque essas dicas em prática e veja como a sua rotina de trabalho remoto pode ser muito mais leve, ágil e produtiva.