Reunião virtual: 08 dicas para ter uma reunião de sucesso

Tecnologia 07/02/2022
Reunião virtual de negócios

Nos últimos dois anos, o contexto de pandemia mudou o que conhecíamos como regime de trabalho. Praticamente o mundo inteiro precisou adotar o trabalho home office e, com isso, houve uma explosão no número de vários tipos de reunião virtual. 

As pessoas se afastaram fisicamente, mas as demandas continuaram existindo e essa modalidade de reuniões, que por alguns segmentos ainda era um pouco desvalorizada, ganhou reconhecimento e credibilidade. 

Se em 2019 haviam algumas poucas empresas e de nichos específicos realizando encontros corporativos em ambiente virtual. Já hoje – em 2022 – é fácil encontrar qualquer amigo ou colega de profissão contando alguma experiência em uma call – chamada, em inglês – com sua equipe. Sem contar com eventos nacionais e internacionais, de pequeno, médio e grande porte sendo realizados dentro do mundo virtual.

Mesmo agora, com as empresas tendo a possibilidade de retornar para o regime presencial, muitas têm adotado o modelo híbrido, mesclando presencial com remoto, enquanto outras pretendem se manter totalmente em teletrabalho. 

Uma pesquisa realizada pelo Boston Consulting Group apontou que 75% dos entrevistados consideravam seus índices de produtividade igual ou maior depois de terem adotado um modelo de trabalho remoto. Uma das justificativas foi a eficiência das conferências virtuais e chamadas de vídeo.

A tendência é que as reuniões virtuais continuem em alta. Isso porque as organizações entenderam a funcionalidade e a economia de tempo e recursos que esse formato possibilita. Além disso, pessoas de diversos lugares do mundo podem se conectar com facilidade, podendo fazer negócios e fechar contratos, a partir de qualquer localidade. 

Mas, para que essas reuniões tenham resultados tão positivos, elas precisam ser planejadas com cuidado e antecedência, tal qual reuniões presenciais. 

Quer saber como realizar a reunião ideal? Segue com a gente, vamos te dar algumas dicas a seguir!

Primeiro vamos entender: o que é e como acontece uma reunião virtual?

Uma reunião virtual é um encontro realizado dentro de alguma plataforma online, com um tema específico. Pode ser uma reunião de negócios, de planejamento, interna, apenas com funcionários da empresa, ou externa, com algum representante comercial, consultor, etc, apenas um encontro semanal para feedbacks, por aí vai.

Ela possibilita que qualquer pessoa convidada participe, por meio de algum aparelho eletrônico com acesso à internet, como computador, celular ou tablet. É uma ferramenta utilizada inclusive para aulas à distância.

reunião virtual
A tendência é que as reuniões virtuais continuem em alta com o crescimento do modelo de trabalho híbrido.

Como realizar a reunião virtual ideal

  • Comece com planejamento

Uma reunião virtual requer tanto cuidado e planejamento quanto uma reunião presencial. Inclusive, às vezes é preciso ainda mais atenção, já que a possibilidade de dispersão por meio dos presentes pode ser um pouco maior. 

É importante se atentar ao objetivo principal e ao tempo que a reunião irá durar, incluindo o período ideal para cada interação entre os participantes. Embora não seja obrigatório, delimitar esse tempo ajuda na manutenção do evento e evita que as pessoas fujam do tema principal. 

A depender do assunto tratado, é possível até mesmo seguir um roteiro. Isso irá facilitar ainda mais que a reunião ocorra da maneira planejada. Você pode pedir também para os principais participantes dividirem seus tópicos mais importantes e informá-los do tempo que eles vão dispor para cada exposição. 

Ainda na fase de planejamento, está a escolha do dia e horário ideal para o encontro. Após marcado, de preferência de acordo com a disponibilidade dos participantes, é imprescindível enviar o convite para todos e confirmar suas presenças. 

Deixe todos cientes dos temas que serão tratados, para que todos possam saber do que se trata e se prepararem para suas respectivas contribuições, quando necessário. 

  • Faça testes antes da reunião

Um encontro virtual conta com diversos recursos tecnológicos e testá-los antes do começo oficial da reunião pode minimizar possíveis falhas.

Verificar a  conexão, a câmera, o microfone, os documentos que serão apresentados e até mesmo o nível de bateria do seu aparelho. Você não vai querer que seu computador desligue no meio da apresentação, certo?

  • Apresentação, câmera e microfone

Como em qualquer reunião, separe um tempo no início para apresentar o que vai acontecer e qual motivo daquele encontro. Se estiverem mais presentes que irão contribuir com as explanações, peça que eles se apresentem rapidamente. 

Aproveite essa oportunidade para pedir que os microfones permaneçam desligados enquanto os colegas falam e para os participantes ligarem suas câmeras. É bem comum que as pessoas evitem, já entrem com ela desligada, mas é sempre mais agradável quando conseguimos ver com quem estamos falando. 

Se é uma reunião com clientes, isso irá ajudar a perceber como seu público está interagindo com o que você está apresentando. 

  • Cortesia e educação

Um recurso bem bacana nas plataformas de reuniões online é a possibilidade de levantar a mão para falar ou até mesmo reagir à fala de quem está apresentando no momento. Esses recursos evitam interrupções na hora da apresentação. 

Em caso de algo um pouco mais longo, você pode usar a caixa de comentários para deixar sua dúvida, elogio ou sugestão.

  • Escolha bem o ambiente mas também seja compreensivo

Nos últimos anos, algumas cenas ‘curiosas’ viralizaram. Durante alguma reunião ou até mesmo algum link ao vivo em um jornal, passava uma criança, um bebê pedia colo ou um bichinho de estimação dava as caras. 

Situações como essa podem ser evitadas, claro. Escolha com antecedência um ambiente neutro, sem passagem de pessoas e com a menor quantidade de ruídos possível. Desligue aparelhos que possam causar interferência e, se possível, tranque a porta do local. Porém, tenha em mente que qualquer ambiente pode contar com algumas pequenas interrupções, que podem ser levadas com naturalidade. Caso tenha alguma eventualidade, peça um momento para solucioná-la e retome a reunião.

  • Utilize recursos visuais 

Assim como nas reuniões presenciais, as virtuais também precisam de apoio para captação de atenção e para facilitar a compreensão. Então, use e abuse de recursos como infográficos, slides ou até mesmo vídeos curtos para auxiliar a sua apresentação.

Mas cuidado, nada muito longo ou massante. Esses recursos precisam te ajudar a manter a atenção e não o contrário. 

  • Evite remarcações e envie lembretes

Para participar de uma reunião, muitas vezes os participantes precisam realocar alguma outra demanda. Por isso, e para não perder credibilidade com seus funcionários ou convidados externos, evite cancelar ou remarcar suas reuniões. E, se precisar fazê-lo, avise com o máximo de antecedência possível e justifique.

Além disso, envie lembretes para seus convidados. É bem comum que uma pessoa ou outra esteja muito atarefada e acabe não verificando sua agenda, então enviar um lembrete ou já deixar o envio programado pela própria plataforma vai te ajudar.

  • Escolha a plataforma certa

Existem diversas plataformas para reuniões online, entre gratuitas e pagas, cada uma com sua particularidade. Algumas já podem estar vinculadas ao e-mail que sua empresa usa.

Vejamos algumas das principais:

Zoom

Uma das ferramentas mais populares quando o assunto é reunião virtual. Está disponível tanto na versão paga quanto gratuita.

Ela permite até 500 pessoas como participantes e mais de 10 mil pessoas assistindo. 

Possui alguns recursos como o anfitrião controlar o microfone dos participantes, permitir que o chat fique sempre visível para interação e até mesmo transferência de arquivos. 

Ainda é possível separar os participantes por salas. Como em uma assembleia, separar os votantes para o momento principal. Além de outras ferramentas dentro dos planos pagos.

Google Meet

Uma ferramenta do Google e de fácil usabilidade, com interatividade em todas as plataformas gratuitas da marca, como Gmail e Google Agenda.

Para realizar uma reunião basta acessar o Google Meet pelo Gmail e enviar o link compartilhável para que as pessoas entrem na sala. É possível também enviar um convite para quem tiver cadastro no Gmail, que, ao ser aceito, vai direto para sua Google Agenda.

Na versão gratuita é possível reunir até 100 pessoas, contando ainda com compartilhamento de tela, chat, cancelamento de ruídos e ajuste de luz.

É possível ainda armazenar as reuniões no Drive – outra ferramenta Google.

Microsoft Teams

Também uma das mais conhecidas e utilizadas atualmente, o – ou só Teams, como é popularmente conhecido – é uma ferramenta da Microsoft. 

O software tem passado por algumas atualizações, em decorrência do aumento na utilização desde o começo da pandemia. Ele era inicialmente pago, mas hoje libera algumas funcionalidades gratuitas. 

Recentemente passou por um upgrade com objetivo de dar mais naturalidade às conversas à distância com disposição horizontal dos participantes da chamada. Detalhes que parecem ser simples, mas trazem diferença para a utilização no dia a dia. 

Disponível também para celular, a ferramenta permite que o participante acompanhe de qualquer lugar. 

Por pertencer ao pacote de produtos da Microsoft, é possível integrar as ferramentas, utilizando, por exemplo, o SharePoint ou Excel na reunião, além de adicionar as reuniões ao calendário do Outlook. 

Skype

Esse já faz parte do cotidiano de quem trabalha com ambiente digital há muito tempo. É uma plataforma gratuita para realização de chamadas para pequenos grupos, até 50 pessoas.

Para participar, basta acessar o link enviado pelo anfitrião. Ele permite ainda chamadas, como ligações, mas essas são cobradas. 

Escolha a ferramenta que melhor se adequar às necessidades da sua empresa e não tenha medo de investir, se necessário, em ferramentas completas para o seu dia a dia. 

Seguindo as dicas acima, você poderá otimizar o seu tempo e dos seus colegas e convidados e garantir reuniões com mais resultados positivos.