O que é plano de ação e como montar um para o seu negócio

O Plano de ação é um documento que vai sinalizar quais são os passos que sua equipe precisa dar para alcançar um objetivo, seja ele um projeto específico, uma ação, colocar em prática uma estratégia ou até alcançar uma meta. E é sobre esse documento e a importância dele para a sua empresa que vamos falar nesse artigo. 

Uma ideia genial pode perder seu nível de sucesso se o caminho até o resultado não for bem feito. Isso acontece com mais frequência do que podemos imaginar.

Muitas são as empresas que acabam tendo dificuldade nos negócios ou até mesmo encerrando suas atividades, mesmo que tenham começado com boas ideias e bons resultados iniciais, justamente por não terem traçado um plano de ação para os seus negócios. 

Quando as atividades não estão bem definidas, é possível que os envolvidos não saibam para onde ir, o que fazer a seguir, identificar problemas ou até mesmo mensurar de onde vieram os bons resultados para que isso seja replicado.

Se você não quer que sua empresa passe por essa situação, é fundamental entender o que é um plano de ação, qual a sua importância e como você pode montar documentos como esse para as atividades da sua empresa. Quer saber como? É só seguir com a gente. Te ajudamos nessa!

Primeiro, o que é um plano de ação?

O Plano de ação é um documento que vai constar, de maneira prática, quais tarefas precisam ser executadas para alcançar o objetivo desejado.

Esse objetivo pode ser desde a resolução de um problema, até a execução de uma nova estratégia, uma meta que precisa ser , o desenvolvimento de uma nova solução e por aí vai.

Tudo a ser executado dentro do seu negócio que precise de diversas etapas e/ou pessoas envolvidas pode ser descrito dentro de um plano de ação. 

Nele você vai estipular tarefas, competências e prazos. Desta maneira, vai ser sempre possível acompanhar o que está acontecendo, quem está responsável por essa atividade e até quando ela precisa estar pronta.

Um dos destaques importantes é que esse documento não vai servir para simplesmente cobrar pessoas ou apontar culpados, em caso de problema, mas ajudar toda a empresa a criar rotinas, replicar ações de sucesso e resolver gargalos.

Por exemplo, um plano de ação é criado para o desenvolvimento de um novo produto. Em uma parte da etapa, um setor fica mais tempo do que o previsto por questões externas, a demora no recebimento de uma matéria-prima ou uma aprovação. Essas situações mostram que, numa próxima rodada de execução, o plano de ação pode deixar um período maior para esse setor e otimizar em outras áreas ou até mesmo prolongar o prazo final para a realidade da empresa.

Qual a importância de um plano de ação para a sua empresa

O plano de ação tem como principal objetivo ajudar empresas a colocarem suas ideias em prática, saindo do campo de idealizações e trazendo para o que o negócio realmente tem capacidade de realizar. 

Sem esse documento, é muito provável que seus colaboradores e gerentes percam muito mais tempo tentando entender o que pode ter dado muito certo ou muito errado na execução das atividades.

É muito comum empreendedores e empresários se espelharem em grandes negócios e nomes de sucessos se apoiando apenas nas ideias fantásticas e deixando de lado a execução daqueles projetos.

Mas nenhuma ideia foi colocada em prática da noite para o dia.

Existem empresas referência no mercado atual que quase chegaram à falência e usaram novas estratégias e planos de ação para se realocar no mercado.

A Puma, 1993, quase fechou suas portas. Devido à alta concorrência e constante troca de de administração, a marca passou por maus momentos e precisou elaborar um plano de reestruturação, incluindo atividades de diversas áreas, para reconstruir sua imagem e recuperar suas vendas. 

A Lego passou por uma situação semelhante, dos anos 90 até os anos 2000 a empresa enfrentou prejuízos de mais de 200 milhões de dólares.

Foi apenas em 2004 que a empresa começou a se reerguer, com um novo plano de recuperação sendo colocado em prática. 

Sem entender o seu momento, elaborar estratégias, definir atividades e elaborar um plano de ação consistente e real, essas empresas não teriam se realocado no mercado para serem as referências que são hoje. 

Vantagens de construir um plano de ação para o seu negócio

  • Otimizar atividades e recursos

Sua equipe vai saber exatamente o que é preciso ser feito, sem se perder dentro dos processos, buscando qual o próximo passo a seguir ou quem recorrer para obter uma informação.

Da mesma maneira, será possível analisar com facilidade quais etapas deram certo ou não e, com isso, realocar, caso necessário, os recursos investidos naquela determinada estratégia.

  • Colaboração entre as equipes

É muito comum encontrar dentro das empresas equipes que não se comunicam no dia a dia, principalmente empresas grandes, com muitos departamentos e colaboradores.

Essa cultura de não-colaboração pode ser um fator a criar gargalos dentro da sua empresa, pois a falta de comunicação interna gera demora na resolução de problemas, funcionários buscando problemas em vez de soluções, etc.

Quando um plano de ação é bem estipulado, ele abrange todas as pessoas que irão fazer parte daquela realização, o que é de competência de cada um, qual tempo aquilo provavelmente vai levar e quem deve lidar com a demanda em seguida. 

Tudo isso vai facilitar que os membros da equipe se entendam, trabalhem de maneira harmoniosa entre si, para juntos alcançarem o objetivo, pois o plano funciona como uma meta colaborativa, em vez de individual. 

  • Resolução de gargalos 

Processos que seguem uma estrutura padrão facilitam a identificação dos problemas que podem acontecer pelo caminho, isso, por sua vez, também agiliza a resolução destes problemas.

Empresas que não possuem plano de ação gastam muito mais tempo apenas em tentar descobrir o que aconteceu, como e por qual motivo. Ao contrário dessas, organizações que trabalham baseadas na estrutura de um plano de ação conseguem identificar com maior agilidade e focar seus recursos em resolver o gargalo de vez.

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Como montar um plano de ação para o seu negócio

Até aqui nós já te apresentamos o que é um plano de ação, qual a sua importância dentro das empresas e os principais benefícios que ele pode trazer. Agora, vamos te mostrar qual o caminho para montar um plano de ação para o seu negócio de maneira prática.

  • Defina suas metas e objetivos

Um plano de ação tem como principal foco estruturar as atividades necessárias para alcançar um objetivo em específico. Logo, para traçar um plano de ação funcional, você precisa traçar uma meta real e que tenha os recursos necessários para alcançá-la. 

O documento que vai contar os objetivos que sua empresa busca alcançar no mercado precisa conter o seu planejamento estratégico, pois nele está contido as principais metas de sua organização, a análise de mercado e suas principais estratégias. 

Deste modo, você e sua equipe vão entender exatamente onde querem chegar e podem começar a traçar o que é necessário a ser feito para chegar nesses objetivos. 

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  • Trace a estrutura do plano

Comece listando todas as tarefas que serão necessárias para a conquista do seu objetivo. Não deixe nada de fora, mesmo sendo algo que considere simples, adicione ao documento e reserve pouco tempo para a execução da atividade.

Nesta etapa, reúna seus gestores e até mesmo, se possível, todos os colaboradores que vão estar envolvidos nesses processos. Os gestores vão apresentar prazos e análises, enquanto os colaboradores vão poder apresentar feedbacks e informações sobre o dia a dia de cada execução.

Essas informações adicionais podem ser importantes para dar ao plano de ação metas reais e prazos realizáveis. 

  • Crie metas mensuráveis

As metas de cada etapa realizada para alcançar o objetivo total precisam estar claras para toda a equipe acompanhar e visualizar a qualquer momento.

Metas mensuráveis vão te dar informações reais sobre o que está ou não funcionando. Elas devem dividir o processo em partes, justamente para que seja possível acompanhar o que está sendo realizado e assim corrigir possíveis falhas ou mudar alguma estratégia, caso necessário.

Para isso, uma dica é usar o sistema SMART. O método ajuda a compreender o que é necessário para a definição de uma meta:

Specific (específica): ser específica, ou seja, clara e objetiva;

Measurable (mensurável): precisa ser medida de uma maneira que seja possível identificar sua realização;

Attainable (alcançável): precisa ser real, dentro da capacidade de realização da empresa;

Relevant (relevante): precisa ser relevante para empresa, causar impacto e trazer resultados;

Time Based (temporal): precisa de prazo para ser concluída.

  • Estabeleça prazos

Com todas as informações em mãos, objetivos, metas e tarefas a serem executadas, estabeleça os prazos para cada atividade, de acordo com o que for apontado pelos gestores de cada área.

Não adianta forças prazos mais curtos, fora da realidade, que sua equipe não vai conseguir cumprir, gerando frustração e reorganização. Trabalhe dentro da sua capacidade de produção e, no decorrer do processo, verifique se as etapas podem de fato ser otimizadas no futuro. 

  • Acompanhe os processos e faça análises

Para entender como tudo está funcionando, é preciso acompanhar de perto os processos. Peça relatórios da equipe, conte com seus gerentes para supervisionar cada execução com atenção, lembrando sempre da importância de seguir o documento e atualizar – caso haja mudanças – para que isso já conste em uma próxima vez. 

Peça feedbacks da sua equipe, reuniões curtas de acordo com o período traçado para os objetivos e as metas. Seja semanal ou quinzenal, converse com todos para entender o que eles estão sentindo da estratégia e como está impactando o dia a dia da empresa. 

Por último e com a mesma importância de todas as etapas anteriores, faça análises dos resultados obtidos, para entender o que estava planejado e o que foi realmente alcançado. 

Não deixe essa etapa de lado, mesmo se o resultado for muito além do desejado. Afinal, só assim você vai ser capaz de entender o que deu tão certo e replicar isso das suas estratégias.

Conclusão

O plano de ação é um documento que vai ajudar a sua empresa a organizar as suas atividades, otimizar o tempo dos seus colaboradores e os recursos que você emprega durante a execução das suas estratégias. 

Investir na construção desse material, mesmo que exija um pouco de tempo no início, pode ser exatamente o que sua empresa está precisando nesse momento, para reestruturar suas ações e buscar novos resultados de maneira estruturada.

As dicas apresentadas aqui vão te ajudar a construir o modelo ideal de plano de ação para o seu negócio.